Hoe een helder tenderproces helpt om meer tenders te winnen

De vraag ‘Waarom winnen wij zo weinig tenders?’ vormt het startpunt voor een traject waarin dutch process innovators voor een van onze klanten het bestaande tenderproces oppakt. Het doel is meer grip krijgen op de manier waarop tenders worden geselecteerd, voorbereid, uitgewerkt en ingediend. Je zou natuurlijk een zwaar of ingewikkeld proces toe kunnen voegen: maar dat doen wij lekker niet. Wij brengen de bestaande werkwijze terug naar een praktische aanpak die voor iedere tender bruikbaar is.

Onderdeel van zo’n project kan zijn het vereenvoudigen van het tenderproces.  Bestaande processen bevatten vaak veel stappen, documenten en onderdelen. Dat biedt volledigheid, maar maakt het in de praktijk ook minder overzichtelijk. Dutch process innovators brengt het proces daarom terug naar de essentie. Overbodige stappen verdwijnen uit het hoofdproces.

Onderdelen die waardevol zijn, maar niet voor iedere tender als processtap nodig zijn, krijgen een plek als procedure, werkinstructie of hulpmiddel. Ferry: “Ik haal alle overbodige onderdelen uit het hoofdproces en houd alleen de stappen over die voor iedere tender van belang zijn. Waardevolle onderdelen kunnen terugkomen als procedure of werkinstructie.”

Zo ontstaat een compact proces met duidelijke fasen, rollen en besluitmomenten. De werkwijze moet eenvoudig genoeg zijn om dagelijks te gebruiken en stevig genoeg om richting te geven aan verschillende soorten tenders. Of het nu gaat om een overzichtelijke aanbesteding of een complex traject: de basis blijft hetzelfde.

Naast het proces zelf ontwikkelt dutch process innovators een praktische tenderstrategie. Die helpt de aannemer om al aan de voorkant bewuster keuzes te maken. Daarbij gaat het om  inzichtvragen.

Past deze tender bij onze organisatie? Waarom willen we deze opdracht winnen? Wat vraagt de opdrachtgever echt? Welke aanpak vergroot onze winkans? Welke capaciteit en expertise zijn nodig? Doen we deze tender zelf of is externe ondersteuning verstandig? En hoe sluiten plan, prijs en positionering op elkaar aan?

Door deze vragen vroeg in het proces te stellen, ontstaat focus. Het tenderteam werkt toe naar een bewuste en onderbouwde inschrijving. Dat voorkomt dat belangrijke keuzes pas laat in het traject worden gemaakt. Ferry: “Door aan de voorkant de juiste vragen te stellen, kom je bewust tot de richting die je op wilt en of je een tender zelf doet of externe ondersteuning nodig hebt.”

Het verbeteren van tenderproces richt zich niet alleen op het bidteam. Ook het management speelt een duidelijke rol. Door heldere besluitmomenten in te bouwen, ontstaat eerder inzicht in voortgang, risico’s en strategische keuzes binnen een tender.

Dat maakt het makkelijker om tijdig te sturen of bij te sturen. Zo krijgt ook het management beter zicht op de vraag of de tender past bij de organisatie, of de juiste capaciteit beschikbaar is en of de gekozen strategie voldoende kansrijk is. Tegelijkertijd wordt de samenwerking tussen management en het bidteam versterkt: communicatie wordt duidelijker, verantwoordelijkheden worden scherper en besluiten worden beter vastgelegd.

Een centraal uitgangspunt is dat tenderen geen blauwdruk is. Een goed format of strak stappenplan is niet genoeg. Teams moeten begrijpen waarom ze bepaalde keuzes maken en wat die keuzes betekenen voor het vervolg van de tender. Daarom krijgt het verbeterde proces meer aandacht voor bewust kiezen en structureel vastleggen.

Niet alleen wat wordt besloten is belangrijk, maar ook waarom. Denk aan de keuze om wel of niet in te schrijven, de gekozen strategie, de inzet van referenties of partners, de prijsstrategie en de afweging om de tender zelf te doen of met externe ondersteuning. Door deze keuzes vast te leggen, maken we het proces minder afhankelijk van individuele ervaring.

De organisatie bouwt kennis op die bij volgende tenders opnieuw kan worden gebruikt. “Als iedereen het op zijn eigen manier doet, blijft de kennis bij één persoon. Door informatie centraal vast te leggen en beslismomenten in te bouwen, wordt het proces controleerbaarder en kun je beter sturen.”

Met het verbeterde tenderproces werkt de aannemer toe naar meer grip, meer focus en een grotere winkans. De organisatie krijgt een duidelijker beeld van welke tenders kansrijk zijn, welke aanpak nodig is en hoe interne kennis beter kan worden benut.

Het project helpt om tenderkeuzes bewuster te maken, kansrijke en minder kansrijke tenders beter te onderscheiden en kennis en keuzes structureel vast te leggen. Ferry: “Voor mij is een project geslaagd als het nieuwe proces niet alleen tot een gewonnen tender leidt, maar mensen ook bewuster maakt van hun keuzes en van wat ze vastleggen.”

Uiteindelijk draait het om één centrale ambitie: meer kansrijke tenders winnen door bewuster te kiezen, slimmer samen te werken en tenderkennis beter te organiseren.

Meer weten over tendermanagement?

Bekijk ook: Tenderstrategie, wanneer vooral de inhoudelijke koers en het EMVI-verhaal sterker moeten.

Bekijk ook: Projectmanagement, wanneer je continuïteit na gunning wilt borgen.