De kracht van structuur én lef
- Opdrachtgever
- Combinatie Vitaal (BAM, Van den Herik, Swarco en SPIE)
- Periode
- November 2024 - heden
- Expertise
- Projectmanagement
Aan het eind van het gesprek blijft het even stil. “En…?” klinkt het zacht, als uitnodiging. Ruben glimlacht. Veel is gezegd. Over techniek. Over processen. Over samenwerken, leren, loslaten, doorpakken. Maar ook over hoe je je weg vindt in een wereld vol variabelen, verwachtingen en, niet te vergeten: VTW’s. Wat begon als ‘een nieuw project’ voor Ruben van Weesep groeide binnen enkele maanden uit tot een persoonlijke groeireis.
Tot voor kort waren de projecten van Ruben overzichtelijk: een opdracht uitvoeren, een planning volgen, afronden, klaar. Maar bij Vitaal is het voor hem anders. “Bij eerdere projecten kwam ik thuis en was ik ook echt thuis,” vertelt hij. “Dit project blijft hangen. En dat heeft alles te maken met de verantwoordelijkheid die ik voel.” Dat komt deels door de inhoud. Ruben is gefascineerd door de techniek achter natte kunstwerken — bruggen, sluizen, bewegende delen. Maar het zit dieper dan dat. Het is de impact van zijn rol. De verantwoordelijkheid voor het voorspelbaar en beheersbaar uitvoeren van onderhoudsprojecten in een complexe contractvorm: een prestatiecontract met Rijkswaterstaat.
Als projectleider voor de “activiteiten en VTW’s” is Ruben verantwoordelijk voor twaalf deelprojecten binnen het prestatiecontract van Vitaal. Hij focust op het variabele onderhoud — alles wat buiten de standaard verzorgend onderhoud valt, maar wel noodzakelijk is om het areaal in conditie te houden.
Asfaltrenovaties, elektrotechnisch werk bij bruggen, betonreparaties — het komt allemaal voorbij. Die projecten moeten voorbereid, uitgevoerd én opgeleverd worden. En dat vraagt om overzicht. “Ik overleg wekelijks met vier projectcoördinatoren. En die werken ook weer op andere projecten met andere projectleiders. Alles loopt door elkaar. Het is echt een spinnenweb.” Binnen dat spinnenweb heeft Ruben één heldere opdracht: structuur aanbrengen. En precies daar komt de blauwdruk van Kees van de Sar in beeld.
Een jaar geleden stelde collega Kees van de Sar, senior adviseur Proces, een blauwdruk op om de VTW’s en activiteiten beheersbaarder te maken. Vier fases, dertig pagina’s, en bovenal: houvast.
Dit doen we door een voorspelbaar resultaat te creëren waarin de verwachtingen wederzijds zijn afgestemd. “Dan begint het BSP’en,” zegt Ruben met een glimlach. Beeld vormen, Strategie bepalen, Presteren. Gesprekken voeren met Rijkswaterstaat. Informatie ophalen bij het assetmanagementteam. Kick-offs organiseren met omgeving en uitvoering. Alles om te komen tot een werkbare, voorspelbare projectdefinitie.
Voor Ruben is techniek meer dan alleen systemen en processen; het draait ook om samenwerking en verwachtingen. Een sterke voorbereiding verliest zijn waarde als aan de voorkant niet helder is afgestemd wat er moet gebeuren. “Blijven afstemmen is cruciaal,” zegt hij. “Weten wat we doen, waarom en wanneer. En dat moet je goed vastleggen.” Zijn maatstaf voor succes? “Als er geen gedoe is over zaken,” zegt hij met een knipoog. En eerlijk is eerlijk: een compliment uit de omgeving maakt het helemaal af.
En dan is er nog die andere kant van het verhaal: Ruben zelf. De mens achter de projectleider. Die vanaf dag één weet dat hij veel te leren heeft — en daar niet voor terugdeinst.
Zijn technische kennis groeit hard. “Ik wist weinig van betonschades. Nu wel. En van smeernippels van bruglagers? Geen idee. Tot ik ermee aan de slag ging.” Zijn nieuwsgierigheid is zijn kracht: domme vragen durven stellen aan slimme mensen.
Ook op de ‘zachte kant’ maakt hij meters. Stakeholders informeren. Belangen afwegen. Ruimte maken voor de ontwikkeling van collega’s. En: delegeren. “Ik trek veel naar me toe, maar leer nu ook meer los te laten. Dat gaat steeds beter.”
Wat Ruben écht drijft, is het werken met mensen. “De omgeving is leuk. De collega’s zijn leuk. We kunnen goed met elkaar ouwehoeren, maar ook serieus werken. Dat is voor mij de Smile.” Het Vitaal-team is een samenstelling van BAM, Van den Herik, Swarco en SPIE. Eén gezamenlijke drive. Ruben voelt zich thuis. “Het is gewoon een leuke club. En ook met Rijkswaterstaat is het prettig schakelen — formeel én informeel.”
Als je Ruben vraagt waar hij over twee jaar wil staan, hoeft hij niet lang na te denken. “Ik hoop dat ik hier nog zit. Dit project is een geweldige groeibodem voor Projectmanagement. Binnen Vitaal zijn er korte trajecten, ga ik nog veel leren, reflecteren en verbeteren. Zowel technisch als organisatorisch.” Zijn droom? Dat de blauwdruk volledig is geïmplementeerd — en geoptimaliseerd. Dat fase 1 (de scope bepalen) standaard goed gaat. Dat er bijna geen verrassingen meer zijn. En dat de verwachtingen aan de voorkant zó duidelijk zijn, dat uitvoering bijna vanzelf gaat.
En precies dat doet hij. Tussen de VTW’s, betonschades, bruglagers, overlegstructuren en blauwdrukken laat Ruben zien dat impact maken niet alleen draait om expertise, maar vooral om lef. Om in beweging te blijven, te luisteren, te leren en koers te houden in een dynamische omgeving. Dáár zit de echte kracht van zijn rol.
Aan het eind van het gesprek — als de vragen op lijken te raken en de stilte even valt — vat Ruben het onbewust perfect samen:
“Doe iets dat energie geeft. Iets dat een smile oplevert. De rest komt vanzelf.” Dus van VTW naar WOW.
