Tussen tompouce en tactiek

De aannemer? KWS Infra, vestiging Rotterdam-Zwijndrecht. De opdrachtgever? De gemeente Leiden. En wij? Zoals altijd bij dutch process innovators: wij leveren geen rollen, wij leveren resultaat. En dat resultaat moet in dit geval een vlekkeloos project zijn op het vlak van omgevingsmanagement — natuurlijk, met een glimlach.

Hoewel het project nog volop in de opstartfase zit, gaat de geschiedenis al even terug. In 2022 werkten Lotfy en Wouter, beide omgevingsmanagers bij dutch process innovators, aan een omgevingsrisico-analyse in de aanbestedingsfase. De hoop was dat zij later ook het omgevingsmanagement zouden uitvoeren. De aanbesteding liep echter wat vertraging op. Totdat er in 2024 schot in de zaak kwam.

In september 2024 was het eindelijk zover: de gunning. Vanaf dat moment werd langzaam het team opgebouwd. En sinds januari van dit jaar draait het ontwerpteam op volle toeren. We bevinden ons nu aan het einde van het Voorlopig Ontwerp (VO), de Definitieve Ontwerpfase (DO) gaat van start. Het project heeft dus een lange aanloop gehad, maar inmiddels draait de motor. En dutch process innovators is vanaf het begin betrokken.

Tot slot: ook Ileen, adviseur Proces bij dutch process innovators, is onderdeel van het IPM-team, als manager projectbeheersing. Over haar vertellen we later meer. Want dit verhaal? Dat gaat over Max en Ruurd. Twee omgevingsmannen. Eén missie: omgeving in control.

Max hoeft niet lang na te denken over waarom dit project hem aanspreekt: het is groot, multidisciplinair én civiel uitdagend. De bestaande Noordringweg in Leiden wordt verbreed, er komen meerdere kunstwerken bij zoals een extra brug en fietsonderdoorgangen, en verschillende partijen binnen VolkerWessels werken samen.

Een interessante uitdaging vormt de bestuurlijke driehoek: het project is een opdracht van de gemeente Leiden, maar wordt volledig uitgevoerd op grondgebied van gemeente Leiderdorp. Dat betekent afstemming op meerdere fronten — met een complex omgevingsveld tot gevolg.

Het project draait om veel meer dan alleen de doorstroming van verkeer. De Leidse binnenstad moet autoluw worden, en de ringwegen spelen daarin een sleutelrol. Na de succesvolle aanleg van de zuidelijke ring (inclusief de RijnlandRoute), is het nu tijd voor de noordkant. Die krijgt een flinke opknapbeurt, met nieuwe fietstunnels en aangepaste rotondes. Alles om Leiden veiliger en toekomstbestendiger te maken.

Voor Max draait omgevingsmanagement allang niet meer alleen om vergunningen en verkeersstromen. Het is een mensen-vak. En als je het goed doet, is het vooral een kwestie van luisteren, leren en slim schakelen. Zijn eerdere ervaringen, onder andere het project overkluizing A12 Malieveld, helpen hem om steeds scherper in te schatten wie je wanneer moet betrekken — en waarom. “Je komt bepaalde partijen altijd tegen tijdens een project, dan kun je ze maar beter vroeg aan tafel hebben.”

Kleinschalige, persoonlijke gesprekken. Zoals met de groenclubs. Daar kun je nuance brengen, uitleggen waarom bepaalde keuzes onvermijdelijk zijn én meedenken over de impact. Max: “Je moet duidelijk maken wat je doet, waarom je het doet en op welke manier je het doet.” En, belangrijker nog: je moet laten zien dat je geen amateur bent die het ‘even komt regelen’.

Ruurd, de junior in het team, luistert aandachtig naar Max’ verhalen en leert met elke anekdote meer. Zijn inzicht? Dat je niet alleen moet vertellen wat er niet meer is (zoals bomen), maar ook moet benoemen wat mensen ervoor terugkrijgen. Zoals extra uitzicht over het polderlandschap. Of, zoals hij het met een glimlach omschrijft: “Je komt bij de bakker voor witte bolletjes, maar blijkt dat je stiekem ook dol bent op tompouce.” Heldere communicatie, met gevoel voor timing én menselijke belangen, is het geheim.

Toch blijven er ongemakkelijke momenten. Zoals tijdens een bewonersavond waar 250 mensen bijeenkwamen. Op het programma stond een mooie presentatie met visualisaties van het toekomstbeeld van de wijk. Maar het slotplaatje — waarin een rotonde voor een half jaar dicht zou gaan, waardoor een hele woonwijk geen toegang meer had — viel verkeerd. Ze wisten dat het eraan kwam, maar hadden zich er nog niet bij neergelegd.

Het voelde het niet goed. Max stond daar, midden tussen de bewoners, en begreep precies waarom het pijn deed. Gelukkig had hij al signalen ontvangen van de omgevingsmanager van de opdrachtgever — dit kon gevoelig worden.

Wat gebeurt er als je in een zaal staat met 250 mensen en het gesprek ontspoort? Max beschrijft het als een typisch geval van groepsdynamiek. “Eén opmerking over de rotonde en ineens heb je een hele zaal die zich erin mengt.” De bewonersavond waar dit gebeurde, was het schoolvoorbeeld van waarom een plenair format riskant kan zijn. Zodra één bewoner zich roert, ontstaat er een sneeuwbaleffect.

Gelukkig wist Max de rust te bewaren. Hij pareerde het sentiment met: “Dit is nu het uitgangspunt, maar we zijn nog in gesprek.” Een belofte werd gedaan: hier komen we op terug. En die belofte werd waargemaakt. Via een lijst met veelgestelde vragen werd de situatie toegelicht en verdere processtappen werden uitgelegd. Daarmee werd niet alleen transparantie geboden, maar ook vertrouwen teruggewonnen.

Na de bewonersavond zat het projectteam niet stil. Samen met de opdrachtgever werd het vervolgproces bepaald, bestaande uit twee pijlers: verkeerskundige onderbouwing en omgevingsmanagement. De insteek is een klankbordgroep waarin buurtbewoners kunnen meepraten over het vervolg van de rotondekwestie. Niet alleen vanuit de techniek, maar ook vanuit de omgeving.

Hoewel het project als geheel bekendstaat als ‘Leidse Ring Noord’, bestaat het uit vier afzonderlijke hoofdtracés. Sommige tracés worden weer in subfases aanbesteed.  Het tracé van KWS – met het team van o.a. Max en Ruurd – ligt volledig op het grondgebied van de gemeente Leiderdorp – Tracé Oude Spoorbaan. Andere delen, zoals bij het station  – Tracé Schipholweg, worden eveneens door KWS uitgevoerd. En dat biedt voordelen: deels dezelfde teams, gedeelde leerervaringen, korte lijnen.

De vraag die op tafel komt: hoe borg je al die lessen? Max is eerlijk: “Veel zit toch in je hoofd.” Maar bij bijvoorbeeld bewonersavonden wordt er veel vastgelegd. De Q&A’s zijn tastbare documentatie van waar een project staat en hoe er op de omgeving wordt gereageerd. En intern? KWS heeft besloten met deels dezelfde teams door te pakken naar nieuwe tracés — dat versterkt het lerend vermogen.

Wat is nu de visie op omgevingsmanagement in dit project? Voor Max is het helder: draagvlak creëren én behouden. Dat lijkt misschien een open deur, maar in Leidse Ring Noord is het essentieel. Waarom? Omdat het project zich afspeelt in Leiderdorp, terwijl de meeste baten naar Leiden gaan. Zonder goede uitleg, juiste timing en wederzijds begrip, verlies je snel het vertrouwen van de omgeving. Visualisaties en goede uitleg zijn dan geen luxe, maar noodzaak.

Soms is een gevulde koek het verschil tussen een stroef overleg en een goed gesprek. Bij kabel- en leidingenbeheerders zijn er inmiddels al flink wat uitgedeeld. Niet alleen om de sfeer te breken, maar ook omdat het gewoon werkt. “Geef mensen een gevoel van thuiskomen,” zegt Max. “Of je nu op ons nieuwe projectkantoor zit, of langsgaat bij een agrariër met wie je gaat samenwerken — een koek opent deuren.”

Diezelfde agrariër, bijvoorbeeld, stelt een stuk land beschikbaar voor grondopslag en werkterrein. Geen klein gebaar, maar een kwestie van vertrouwen. En dat begint bij goed contact, duidelijke communicatie en oprechte aandacht. Of er gevulde koeken meegaan, is dan slechts bijzaak — al helpt het ongetwijfeld.

De samenwerking tussen Max en Ruurd is niet alleen professioneel vruchtbaar, maar ook leerzaam voor beiden. Max waardeert het sparren, het reflecteren op zijn eigen werkwijze en het meekijken bij Ruurds aanpak van bijvoorbeeld verkeersmaatregelplannen. Ruurd ziet in Max de ervaring en structuur van een senior, en weet dat hij daar veel van kan opsteken. “Een soort spiegel,” noemt Max het. “En verfrissend.” En ja: dit gebeurt ook tijdens het poolen op kantoor.

Sommige dingen lijken klein, tot je beter kijkt. Neem de brug in het tracé. Ooit gedacht als eenvoudige sloop en vervanging, bleek het in werkelijkheid een technische tijdbom. Niemand wist van de diepe fundering die onder de oude brug lag — totdat Max een keer in het archief van Rijnland dook. Daar lag een oude tekening die alles veranderde.

Het gevolg? Vertraging van drie maanden in het VO en een grote VTW. Pijnlijk? Absoluut. Maar veel minder pijnlijk dan wanneer deze verrassing pas tijdens de uitvoering aan het licht was gekomen. Voor Max een bewijs: juist door nieuwsgierig te blijven en te dubbelchecken, voorkom je serieuze ellende.

En nu? “Heel veel zin in,” klinkt het unaniem. De sfeer zit goed, het team draait, en er ligt nog genoeg werk op de plank. Met de tweede fase aan de westkant van Leiden in zicht, hoopt het team dat ook daar deels dezelfde club aan de slag kan. Eén team, één aanpak, één doel: resultaat. Met een scherpe prijs, duidelijke afspraken en – jawel – wederom een goed omgevingsplan.