Samenwerken bij Vitaal: een zoektocht tussen blauwdruk en werkelijkheid
- Opdrachtgever
- Combinatie Vitaal (BAM, Van den Herik, Swarco en SPIE) in samenwerking met Rijkswaterstaat en onderaannemers
- Periode
- Januari 2025 – heden
- Expertise
- Samenwerking
Samenwerking verbeteren? Waar begin je, als alles met alles verbonden is? Als processen, rollen en mensen in elkaar grijpen als tandwielen in een machine, en je niet precies weet waar de speling zit?
Dat is het vertrekpunt van onze opdracht bij Vitaal. Geen kant-en-klare oplossing, maar een vraag: hoe werkt samenwerking hier nu écht? En dus onderzoeken we dat. Niet vanuit een oordeel, maar met een open blik. We luisteren, observeren, herkennen patronen. Niet om het ingewikkeld te maken, maar om het eenvoudiger te maken.
Samenwerking leeft in het dagelijks werk. In hoe besluiten worden genomen, afspraken worden nagekomen, en mensen elkaar wel of niet begrijpen. Dat brengen we in kaart. Want pas dan kun je ontdekken waar de echte beweging zit. Onze observatie: samenwerking is geen lineair proces. Het vraagt schakelen, bijstellen, en soms terugkomen op eerdere aannames. Dáár zit de complexiteit én de schoonheid.
Sinds januari zijn we vanuit de dienstverlening Samenwerking betrokken bij Vitaal. We starten met verkennende gesprekken, eerste analyses, en zoeken naar het juiste vertrekpunt.
We stappen in een lopend project met een duidelijke scope. Maar de praktijk wordt gedomineerd door een stroom aan Variabel onderhoud. Die vragen om voortdurende afstemming binnen de keten. Er is druk op samenwerking, versnippering van verantwoordelijkheden en een behoefte aan houvast.
Een jaar geleden stelde collega Kees van de Sar, senior adviseur Proces, een blauwdruk op om het Variabel Onderhoud beheersbaarder te maken. Vier fases, dertig pagina’s, en bovenal: houvast. De blauwdruk van Kees functioneert als gedeeld referentiepunt. Aanvankelijk denken we mensen te coachen op basis van dat document. Al snel blijkt: de blauwdruk is omvangrijk, gelaagd en verschillend te interpreteren.
We besluiten te coachen op houding en gedrag – in lijn met de bedoeling van de blauwdruk. De geest, niet de letter. En toch: steeds vaker grijpen we terug op het document. Omdat het kaders biedt. Het helpt om keuzes te duiden, gedrag te spiegelen aan het gezamenlijke doel.
Vitaal is geen klassiek project met één team of opdrachtgever. Het is een keten: van District (assetmanagement), via PPO (RWS) naar opdrachtnemerscombinatie Vitaal – en daaronder weer onderaannemers.
Samen met de projectmanagers bepalen we op welke rollen we ons richten. Waar liggen knelpunten? Wie heeft invloed? Dat leidt tot een focus op vier gebieden: projectmanagement, contractmanagement, CAPEX (regisseur van de startfase van een wijziging of activiteit) en projectleiding. We starten met een op maat gemaakte samenwerkingsscan. Die vormt de basis voor gerichte interviews en verdere analyse van het speelveld.
We werken gefaseerd: analyse, interventies, afbouw. Onze inzichten vanuit de analyse-fase verwerken we in het “Samenwerkingsadvies 1.0” met drie speerpunten voor de volgende interventie-fase vanuit onze samenwerkingsprincipes.
De fasering van de opdracht – van analyse naar interventie naar afbouw – volgt een logisch proces, waarin we telkens verder bouwen op de inzichten die we verkrijgen en de principes die we hanteren om samenwerking te verbeteren. De analyse-fase geeft ons de tools om knelpunten en verbeterpunten in de samenwerking in kaart te brengen. Dit vormt de basis voor de interventies die we later toepassen.
De samenwerkingsprincipes komen in de fasen analyse, interventies, afbouw als volgt tot hun recht:
Analyse: In deze fase verzamelen we data, voeren we gesprekken en observeren we gedragingen. De principes van open communicatie en wederzijds respect spelen hier een cruciale rol. Ze helpen ons om zonder oordeel de situatie te begrijpen en te reflecteren op de diepere oorzaken van misverstanden of inefficiënties. Door actief te luisteren en empathie te tonen, kunnen we de werkelijke problemen helder krijgen.
Interventie: Bij de interventies brengen we de principes van verantwoordelijkheid nemen en heldere grenzen aangeven in de praktijk. We werken samen met het team om gedragsveranderingen te faciliteren en ervoor te zorgen dat iedereen zijn of haar rol duidelijk begrijpt. Dit voorkomt conflicten, zoals ego-struggles of emotionele escalaties. Onze interventies zijn altijd gericht op het creëren van ruimte voor verbetering, zonder de onderliggende dynamieken te verwaarlozen.
Afbouw: In de afbouwfase gebruiken we de principes van flexibiliteit en gezamenlijke doelgerichtheid. We monitoren hoe de veranderingen zich stabiliseren en zorgen ervoor dat het proces niet vastloopt, zelfs wanneer de druk toeneemt. Het doel is om de samenwerking te verankeren en te borgen, zodat de resultaten op de lange termijn gewaarborgd blijven.
De samenwerkingsprincipes zijn niet slechts abstracte richtlijnen, maar concrete tools die ons helpen de verschillende fasen van de opdracht succesvol uit te voeren. Ze zorgen ervoor dat de samenwerking geen strijd wordt, maar een gezamenlijke zoektocht naar de best mogelijke uitkomst voor alle partijen. Elk principe speelt in op specifieke uitdagingen die we tegenkomen in de verschillende fasen van de opdracht, waardoor we de samenwerking in elke fase kunnen versterken en optimaliseren.
Advies en samenwerkingsprincipes alleen zijn niet genoeg. Daarom ‘prikken we in’: we sluiten aan bij bestaande overleggen, observeren en maken van daaruit verbinding. Zoals op woensdagochtend, bij de overleggen van projectleiders, contractmanagers en de CAPEX-manager.
Onze conclusie: Samenwerking vraagt assertiviteit: durven zeggen wat je nodig hebt, verantwoordelijkheid nemen, grenzen aangeven. We coachen we op werkgedrag – zoals de stap van het maken van VTW-planningen. Niet glamorous, wel noodzakelijk. Zonder basisgedrag geen samenwerking. We werken vanuit structuur: vier werksporen, drie speerpunten, zes samenwerkingsprincipes. Dat geeft grip zonder rigide te zijn.
Onze aanpak werkt ook door de dynamiek tussen ons. Ott zit in de operatie, Philine erboven. Ott verbindt, Philine kadert. Die combinatie houdt ons scherp – en wordt gewaardeerd, zo blijkt uit de reacties van betrokkenen.
We spiegelen niet alleen het projectteam, maar ook elkaar. In onze duo-aanpak schuilt de kracht van contrast: waar de één werkt vanuit nabijheid en vertrouwen, werkt de ander vanuit distantie en structuur. Ott leest tussen de regels, voelt de onderstroom, en is zichtbaar in de uitvoering. Philine stelt scherpe vragen, bewaakt het grotere plaatje, en borgt dat interventies passen binnen het strategisch kader.
Die rolverdeling is geen toevallige uitkomst, maar een bewuste keuze. We gebruiken onze verschillen als hefboom om samenwerking in beweging te krijgen. Ott bouwt relaties, Philine maakt ruimte voor reflectie. Samen brengen we rust in de complexiteit en maken we samenwerking tastbaar.
We zijn elkaars klankbord, uitdager en anker. Dat merk je niet alleen in gesprekken met het team, maar ook in onze manier van werken: één van ons is altijd dichtbij, de ander houdt overzicht. Zo ontstaat er balans tussen empathie en daadkracht – en precies die balans blijkt in een project als Vitaal van doorslaggevend belang.
Samenwerking is lastig te vangen in cijfers. Daarom maken we het visueel: praatplaten, principes, frameworks. Niet als model, maar als gespreksstarter. We merken dat veel overleg leidt tot ruis. De status quo blijft bestaan. Wij spiegelen. Stellen vragen. Doorbreken patronen..
Soms is het een kleine ingreep met grote impact: een dag meelopen, een scherpe vraag, een inzichtgevend interview. Wat het verschil maakt? Niet meeknikken. Geen conflict vermijden, maar doorvragen. Eerlijk zijn over wat we doen – en wat niet. We kiezen. Met respect en uitleg.
In een project als Vitaal is samenwerking ook onderhandelen. Over ruimte, over eigenaarschap, over de balans tussen formeel en informeel. Daar bewegen wij tussenin. Niet als scheidsrechters, maar als verbinders.
We experimenteren, reflecteren en blijven ontwikkelen. En we houden het gesprek gaande – juist als het spannend wordt.
“Met het perspectief van de ander naar hetzelfde project kijken – en daarin professionaliteit tonen door te beginnen bij jezelf.”
