Tenderen is scherpte met lef

Tien jaar tenderervaring. Niet omdat het moest. Maar omdat het paste. In het hoofd, in het ritme – en in de manier van werken, die vraagt om helderheid, snelheid en een scherp oog voor detail. Kitty van Zanten, senior adviseur Tender bij dutch process innovators weet als geen ander wat het betekent om scherp te zijn in de praktijk. Niet alleen met een pen. In het gesprek. In de analyse. En in de keuzes die gemaakt worden.

In de praktijk betekent tenderen samenwerken met teams, bedrijven en mensen die willen winnen. Soms voor het eerst. Soms met ervaring.

Een treffend voorbeeld is Dmissi Electro. Een elektrotechnisch bedrijf dat de stap maakte van onderaannemerschap naar inschrijven op grote tenders. “Bij de eerste tender werkten ze nog in co-partnerschap. Maar bij de tweede gingen ze volledig zelfstandig. Je zag dat ze groeiden in die rol.”

Wat opviel?

De korte lijnen. De betrokkenheid. En het besef dat het niet om het papierwerk gaat, maar om de mensen, die met hun ervaring en inzichten het verschil maken in elk plan van aanpak. “De directeur zat bij bijna elke sessie. Niet vanuit controle, maar vanuit betrokkenheid. Hij dacht mee, leverde input, stelde vragen. Dat maakte het verschil.” .. omdat  scherpte in tenderen niet ontstaat op papier, maar in het gesprek.”

Binnen dutch process innovators is scherpte geen containerbegrip. Het betekent dat je blijft doorvragen. Tot het klopt. Tot je de kern raakt. “Soms stel ik een vraag opnieuw, maar dan nét anders, omdat de echte kwaliteit vaak pas ontstaat als je de angel durft op te zoeken. Niet omdat ik het antwoord gemist heb, maar omdat ik wil begrijpen waar de angel zit. Als ik het niet begrijp, kan ik het ook niet opschrijven. En als ik het niet opschrijf, komt het ook niet over.”

Scherpte betekent ook: details serieus nemen. Dat zie je bijvoorbeeld terug in hoe we omgaan met aangeleverde referenties of beeldmateriaal voor de voorkant van een plan. Die moeten kloppen. En overtuigen. Neem veiligheid: ook als een foto een plan illustreert dat niet direct over veiligheid gaat, wil je dat de foto wél veiligheid uitstraalt. Ook daar zijn we scherp op.

Sterkte in een tender ontstaat niet alleen door overtuiging, maar juist ook door twijfel. “Er stond een tabel in het plan die op meerdere manieren te lezen was. In plaats van aannemen, sprak ik mijn twijfel uit. En dat leidde tot een betere oplossing. Dat is de essentie van scherpte in tenderen: je eigen overtuiging durven bevragen. We combineerden de tabellen tot één overzichtelijke vergelijking. Dat werd uiteindelijk hét bewijsstuk in de aanbieding.”

Dat is radicale openheid – zoals collega’s het ook wel noemen zoals in deze podcast. Twijfel uitspreken. Omdat scherp zijn betekent: verantwoordelijkheid nemen voor helderheid, ook als dat betekent dat je bestaande aannames moet loslaten.

Tenderadviseurs bij dutch process innovators werken nooit alleen. Altijd in koppels en complementair aan elkaar. “We geven aan het begin van elk traject aan elkaar aan wat we goed kunnen – en wat niet. Alleen dan kun je scherp samenwerken, zonder te verzanden in ego of ruis op de lijn.”

In een wereld van parallelle trajecten is verwarring snel ontstaan. “Als je met meerdere tenders tegelijk bezig bent, loop je het risico informatie door elkaar te halen. Daarom: checken, checken, checken — want in tendertrajecten telt elke letter, elke komma en elk detail. En bij twijfel? Zeg het.”

Zelfs op de kleinste dingen. Zoals het hardnekkig toevoegen van een E aan ‘Dmissi’. “Gelukkig konden ze erom lachen. Maar het zegt iets over hoe snel patronen inslijten. En over hoe belangrijk het is om scherp te blijven. Tot op de letter.”